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Manual  de Procedimento Voltado para Micro, Pequena e Média Empresa

Aspectos Contábeis, Fiscais e Trabalhistas

Orientação Geral
Trabalhista e
Fiscal


  INFORMAÇÕES CONTIDAS NESTE MANUAL

 Orientação Geral:

1. Rotina do pessoal

1.1 admissões de empregados

1.2 documentos necessários para admissão

1.3 demissões de funcionários

1.4 Trabalho do Menor/Mulher

1.5 Documentos de afixação obrigatória

2. Obrigações mensais

3. Documentos contábeis mensais

4. Obrigações anuais fiscais

5. Arquivo Geral de documentos

6. Lembretes objetivos

 

Obrigações Trabalhistas

1) Na admissão

2) Registros

3) Legal

4) Casos Especiais

 

Tabela Geral de Prazos de Recolhimentos de Impostos e Contribuições - Tem por finalidade a orientação para organização e controle da agenda quanto ao vencimento dos impostos e contribuições federais, estaduais, municipais e trabalhistas

1-) LEGISLAÇÃO TRABALHISTA E PROVIDENCIÁRIA1-) LEGISLAÇÃO TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA

2-) LEGISLAÇÃO ESTADUAL - (artigo 193 - RICMS)

3-) LEGISLAÇÃO MUNICIPAL

4-) LEGISLAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA

 

Tabela de Prazos para a Guarda de Documentos - Tem por finalidade a orientação para organização do arquivo inativo

ASSUNTOS SOCIETÁRIOS

ASSUNTOS FEDERAIS

ASSUNTOS ESTADUAIS

ASSUNTOS MUNICIPAIS

ASSUNTOS TRABALHISTAS/ PREVIDENCIÁRIOS


ORIENTAÇÃO GERAL

Temos por finalidade de orientar de forma geral quanto as obrigações e rotinas Administrativas, do Pessoal, Fiscal e Arquivo como segue:

1. ROTINAS DO PESSOAL

1.1. Procedimentos para Admissões de Empregados

a) Carteiras Profissionais

b) Ficha de Registro de Empregados

c) Ficha Salário Família

d) Declaração de dependentes do I.R.

e) Declaração de Salário Família

f) Cadastramento no PIS, caso seja o 1º. emprego do funcionário

 

1.2. Documentos Necessários para Admissão

a) Xerox da identidade  

b) Xerox do título do eleitor

c) Xerox do comprovante de voto

d) Xerox do Certificado de Reservista

e) Atestado de Saúde - Exame Médico Admissional

f) Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 (quatorze) anos

g) Fotografia 3x4

 1.3. Procedimento para Demissões de Funcionários

a) Elaboração da quitação dos funcionários de acordo com os seus direitos trabalhistas em relação à sua demissão

b) Caso o empregado tenha mais de 01 (um) ano de casa, a quitação do funcionário deverá ser efetuada na presença do fiscal no Ministério do Trabalho ou Sindicato de Classe, de posse dos documentos necessários para este fim

c) No momento do desligamento do funcionário quando for dispensado pela empresa, deverá ser emitido a Comunicação de Dispensa - CD, e postado no correio até 05 (cinco) dias de seu desligamento

d) As homologações devem ser feitas no prazo estabelecido pela convenção do Sindicato de Classe

e) Exame demissional

1.4. Trabalho do Menor/Mulher

a) Horário especial para estudante/gestante

b) Proibição de horas - extras

1.5. Documentos de afixação obrigatória

a) Quadro de horário de funcionamento do estabelecimento

b) Taxa de licença e funcionamento da Prefeitura Municipal

c) Alvará de Licença e funcionamento Municipal (a emissão deste Alvará pela Prefeitura está vinculado as condições de habitabilidade do imóvel, planta aprovada, normas de segurança, bombeiros, higiene, etc.)

d) Alvará de funcionamento emitido pelo Ministério do Trabalho (a emissão deste Alvará está vinculada as condições de higiene, segurança e Medicina do Trabalho)

e) Contribuição sindical empregador

f) Documento de inscrição na Prefeitura Municipal, Estado e Receita Federal

g) Vide documentos de afixação obrigatória na parte de orientação trabalhista anexa a presente

 

ATENÇÃO:

A falta de apresentação dos Alvarás acima mencionados implicará em elevadas multas e o conseqüente fechamento do estabelecimento.

 

2. OBRIGAÇÕES MENSAIS

a) Execução da Folha de Pagamento e envelopes

b) Apuração e recolhimento dos encargos sociais e contribuições previdenciárias: INSS, FGTS, IR FONTE, Contribuição Sindical e Assistencial, carnê do INSS dos sócios

c) Apuração e recolhimento dos impostos federais, estaduais e municipais: IRPJ / Contribuição Social / IPI / PIS / COFINS / ICMS / ISS / ITR / IRRF sobre serviços profissionais de terceiros e alugueis

d) Entrega do CAGED (Cadastro de Admitidos e Demitidos).

e) Execução da Folha de Pró-Labore dos diretores e respectivos recibos de pagamento

f) Escrituração Fiscal dos Livros:

1. Registro de Entrada de Mercadorias (modelo 1/1A)

2. Registro de Saída de Mercadorias (modelo 2/2A)

3. Apuração do ICMS (modelo 9)

4. Apuração do IPI (modelo 8)

5. Livro de Utilização de Documentos Fiscais e Termo de Ocorrência (modelo 6)

6. Controle de Produção e do Estoque (modelo 3)

7. Registro de Inventário (modelo 7)

8. Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados (modelo 51)

9. Livro de Registro de Fatura de Serviços Prestados à Terceiros (modelo 53)

10. Registro de Recebimentos Impressos Fiscais e Termos Ocorrência (mod. 57)

11. Registro de Duplicatas

12. Livro Caixa

g) Entrega da Guia de Recolhimento do ICMS (GIA)

h) Remessa de uma cópia autenticada da GPS quitada para o Sindicato Patronal

3. DOCUMENTOS MENSAIS PARA REMESSA À CONTABILIDADE

1. Cópias de cheques ou recibos de pagamento, com os respectivos documentos quitados, devidamente  reconciliados com os extratos bancários, para que não haja falta de documentos

2. Comprovantes de recebimento ou depósito, com as respectivas duplicatas em anexo

3.  Extratos bancários com os avisos de Débito e Crédito, devidamente reconciliados para que não haja falta de documentos

4. Extratos de aplicações financeiras

5. Processo de Importação e Exportação

6. Processo de Fechamento de Câmbio

7. Xerox dos Livros Fiscais do mês (Entrada, Saída, Apuração do IPI e ICMS)

8. Xerox das Folhas de Pagamentos e Pró-Labore

9. Xerox das Guias de Recolhimento do INSS, FGTS, IR Fonte, ICM, IPI, PIS, COFINS, ISS, Contribuição Sindical e Assistencial

10. 01 (uma) via de Notas de Vendas de Mercadorias e Serviços

11. 01 (uma) via das Notas de Compra de Mercadorias, Serviços, Máquinas, Móveis e Utensílios, etc.


4. OBRIGAÇÕES ANUAIS FISCAIS

Balanço Patrimonial e respectivas Demonstrações de Resultado

Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica

Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física de todos os sócios

Declaração de Movimento Econômico ao Estado / Prefeitura (DAME)

Declaração das Operações por unidade de Federação ao Estado (GI-INTER)

DIPI

DIPAM.

RAIS

DIRF

Informe de Rendimentos Assalariados / Sócios / Autônomos / Alugueis / Serviços de Terceiros

Recolhimento da Contribuição Sindical Patronal

Taxa de Licença de Funcionamento (TLIF)

Renovação CADAN e recolhimento da taxa de Publicidade e Funcionamento (TFA)

Renovação dos atestados médicos dos funcionários

Renovação dos Alvarás de Funcionamento

Recolhimento da anuidade aos Conselhos Regionais e entidade de Classe

Registro dos Livros Fiscais

Levantamento do Estoque em 31 de dezembro de cada ano, ou em qualquer época quando do levantamento de balanços fiscais

5. SUGESTÃO PARA ARQUIVO DE DOCUMENTOS

MONTAR PASTAS SUSPENSAS DE:

 

 ASSUNTOS SOCIETÁRIOS

Balanço

Contrato Social e Alterações

Documentos das Inscrições Legais (CGC / DECA / FDC / Registro Importador /Exportador)

ASSUNTOS FEDERAIS

Declaração de Renda Pessoa Jurídica (DIPJ)

Declaração de Contribuições e Tributos Federais (DCTF)

Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

Declaração do IPI (DIPI)

DARF do Imposto de Renda Retido na Fonte de:

3.1 Assalariados e Pró-Labore

3.2 Aluguéis

3.3 Serviços Pessoa Jurídica

3.4 Serviços de Pessoa Física inscritas (autônomos)

3.5 Serviços de Pessoa Física não inscritas

DARF do Imposto de Renda Pessoa Jurídica

DARF do PIS s/ FATURAMENTO e PIS REPIQUE

GUIA de recolhimento do COFINS

ASSUNTOS ESTADUAIS

Guias de Informação e Apuração do ICMS (GIA)

Guias de Recolhimento do ICMS (GARE)

Declaração de Operações Interestaduais (GI-Inter)

ASSUNTOS MUNICIPAIS

Taxa de Licença de Funcionamento (TLIF)

Taxa de Licença de Anúncio (TFA)

CADAN

Declaração Anual (DIPAM)

Alvará de Funcionamento

Guia de recolhimento do Imposto Predial

ASSUNTOS TRABALHISTAS / PREVIDENCIÁRIOS

Folha de Pagamento

Folha de Pró-Labore

Guia de recolhimento do INSS

Guia de recolhimento do FGTS e respectiva relação de empregados

Guia de recolhimento de Contribuição Sindical e Assistencial dos Empregados

Guia de recolhimento de Contribuição Sindical Empregador

Guia de recolhimento do Conselho Regional e Órgão de Classe

CAGED – Certificado de Regularidade - Cadastro de Admitidos e Demitidos

Prontuário de Funcionários, uma pasta para cada empregado com todos os documentos desde a admissão até o desligamento

Convenção / Acordo Coletivo entre Sindicato Patronal e Sindicato dos Empregados

ARQUIVO INATIVO

Adotar caixa onde deverão ser arquivados por dia, mês e ano os documentos contábeis de caixa e banco, evitando neste arquivo colocar documentos originais de pagamento de impostos, já referidos nos itens anteriores

 

  

6. LEMBRETES OBJETIVOS

Ficar atento ao seguinte:

Datas de vencimento de todos os impostos

Retenção do IRRF quando adquirir serviços de terceiros prestados por outras empresas (pessoa jurídica) ou autônomo (pessoa física).

Alterações constantes da Tabela de Imposto de Renda na Fonte

Aumento do Salário Mínimo

Aumento do Salário Referência (piso salarial)

Dissídio Coletivo da categoria de seus empregados (deve ser retirado no Sindicato)

Cláusulas constantes no acordo coletivo entre os sindicatos (deve ser retirado no Sindicato)

Jornada de Trabalho: limite de 44 horas semanais, não podendo possuir dias na semana com jornada superior a 10 horas.

Código de Defesa do Consumidor

Alvarás e Licenças de Funcionamento (toda empresa é obrigada independente de porto ou ramo de atividade)

Renovação dos atestados médicos (PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional)

Providencias quanto a CIPA

Ordem e qualidade dos arquivos fiscais e prontuário dos funcionários

Recolhimento da previdência social dos sócios

Elaboração da Declaração de Imposto de Renda dos sócios

 

Todas as orientações neste manual, tem como objetivo, uma orientação geral de forma sintética para que os controles das Obrigações Fiscais, Contábeis e Legais, fiquem de forma regular de acordo com a Legislação em vigor.

  

OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS

Nossa Legislação Trabalhista remonta da década de 40 (quarenta), logo notamos que a mesma torna-se falha pelo avanço social e tecnológico, porém devemos nos preocupar em ter a documentação como segue, em ordem, evitando assim infrações trabalhistas e conseqüente multas elevadas.

A Legislação Trabalhista exige que certos documentos sejam afixados em lugares visíveis, isto é, fiquem expostos de maneira que todas as pessoas tomem conhecimento deles, tais documentos recebem o nome de DOCUMENTOS DE AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA, como:

a) Quadro de Horário do Trabalho

b) Quadro de Horário de Trabalho do Menor

c) Quadro de Disposições de Proteção ao Trabalhador dos menores

d) Guia de Recolhimento - Contribuição Sindical Patronal e Empregados

e) Quadro de Horários de funcionamento da casa

f) Guia de recolhimento de INSS e FGTS do mês

OBSERVAÇÃO: - A jornada normal de trabalho são de oito horas, podendo ser prorrogada por mais duas horas, quando o excesso de um dia fora compensado em outro dentro da mesma semana, sendo que a jornada não poderá ultrapassar a horas normais de 44 (quarenta e quatro) semanais e 220 (duzentas e vinte) mensais.

Passaremos a listar, a seguir outros documentos obrigatórios, que são:

 

NA ADMISSÃO

a) Contrato de Trabalhos (registro)

b) Carteira de Trabalho e Previdência Social

c) Prova de quitação com o serviço militar, se masculino entre 17 e 45 anos de idade

d) Título de Eleitor, se maior

e) Cédula de Identidade

f) Comprovante de inscrição no PIS

g) Carteira de Saúde

h) Exame médico admissional

i) CIC

j) Cópia da Certidão de Nascimento dos Filhos e de Casamento

l) Fotografia 3x4, de frente recente

 

 

REGISTROS

 

a) Contrato de Experiência

b) Declaração de Opção de FGTS

c) Declaração de Dependência Econômica

d) Termo de Responsabilidade

e) Ficha de Salário Família

f) Caderneta de Vacinação dos filhos nascidos à partir de 01.01.77

g) Ficha Salário Maternidade

h) Carteira de Motorista (para tal função)

 

3.) LEGAL

a) Os mencionados de afixação obrigatória

b) Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

c) Cadastro Geral de Empregados Admitidos e Demitidos

d) Guia de Recolhimento - FGTS

e) Guia de Recolhimento - INSS

f) Relação de Empregados - FGTS

g) Comunicação de Acidente do Trabalho

h) Solicitação de Cadastro no PIS

i) Contrato de Aprendizagem de Menores

j) Livro de Inspeção de Trabalho

l) Alvará Judicial para menores trabalharem em via pública

m) Ficha de Horários Externos (motorista / vendedores, etc)

n) Certificado de Aprovação de Instalações

o) Acordo p/ Prorrogação da Duração de Trabalho

p) Acordo p/ Compensação de Duração de Trabalho

q) Assistência médica efetuada por profissional licenciado pela Medicina do Trabalho

 OBSERVAÇÃO: - O menor e a mulher não poderão fazer horas extraordinárias, exceção feita às mulheres que tiverem atestado médico do Ministério do Trabalho; o acordo para Compensação de Horas do menor e da mulher deverá ser feito em termo homologado pelo Sindicato de Classe.

 4.) - CASOS ESPECIAIS

a) As empresas com vinte ou mais empregados deverão organizar a COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES - CIPA

b) As empresas onde trabalhem trinta ou mais mulheres com dezesseis anos de idade ou mais, deverão firmar convênios com creches

c) Toda empresa deverá manter uma pasta para cada empregado, contendo todos os documentos ao mesmo relacionado

d) Cumprimento rigoroso da Portaria 24 de 23/12/96, que exige a assistência médica por profissional registrado no M.T.P.S., para as admissões e demissões, bem como o acompanhamento anual de saúde dos funcionários. O caso de não cumprimento, implica em multas trabalhistas

Lembramos que atualmente as multas trabalhistas oscilam entre 03 (três) à 200 (duzentas) valor referência da época, e qualquer falta com as obrigações acima estará incorrendo em tais multas.

 

 

 

TABELA DE PRAZOS DOS RECOLHIMENTOS DE IMPOSTOS E CONTRIBUIÇÕES

 

*** Elaborada em abril/97 de acordo com a Legislação em vigor ***

 

IMPOSTOS

 PRAZO PARA RECOLHIMENTO EM R$

ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA

MULTA s/ valor atualizado

JUROS s/ valor atualizado

IRRF 

0561

0588

3208

1708

8045

Até o 3º. dia útil da semana subseqüente a de ocorrência do fato gerador

-Débitos até 12/94 atualizados pela UFIR

-Não há atualização monetária a partir da competência 01/95

0,33%- por dia de atraso, após o vencimento, limitado a 20%

Obs.: Após o limite de 20% no 60º dia após o vencimento, estabiliza-se a multa, havendo variação somente do juros

- 1% ao mês até o 2º. mês subseqüente ao vcto

- A partir do 2º mês, de acordo com a tabela de acréscimos legais + taxa SELIC

INSS

(GPS)

No dia 2 do mês subseqüente ao fato gerador

 

antecipar se não for dia útil

-Débitos até 12/94 atualizados pela UFIR

-Não há atualização monetária a partir da competência 01/95

4% - dentro do mês de vencimento

7% - no 2º. mês de vencimento

10% - a partir do 3º. mês de vencimento

- 1% ao mês a contar do dia 3 em diante, após o 3º. mês utilizar a tabela SELIC

- A partir de 01/95: de acordo com a tabela de acréscimos legais + taxa SELIC

INSS

(Carnê)

Até o dia 15 do mês subseqüente ao fato gerador.

 

antecipar se não for dia útil

-Débitos até 12/94 atualizados pela UFIR

-Não há atualização monetária a partir da competência 01/95

4% - dentro do mês de vencimento

7% - no 2º. mês de vencimento

10% - a partir do 3º. mês de vencimento

- Para débitos até 12/95 1% ao mês a contar do dia 16 em diante

- A partir de 01/95: de acordo com a tabela de acréscimos legais + taxa SELIC

FGTS

Dia 07 do mês seguinte

 

antecipar se não for dia útil

-Após dia 07 com a tabela da própria CEF

 

-

-

 

-

-

ICMS

MENSAL: De acordo com o Código de Atividade Econômica, tendo os seguintes vencimentos:

- 3º. dia útil

- 5º. dia útil
- 9º. dia útil
- 20º. dia útil

-Após o vencimento de acordo com o código de Atividade Econômica

-Atualizar pela UFESP

5% - para recolhimento no dia subseqüente ao vcto

7% - até o 15º dia subseqüente ao vencimento

10% -após o 15º. dia subseqüente ao vcto, desde que antes da sua inscrição na Dívida Ativa

- 1% ao mês

 

ISS

 

Dia 07 do mês seguinte ao Fato Gerador

 

-Após o dia 07 do mês seguinte ao fato gerador

Atualizar pela UFIR (Cálculo na Prefeitura)

 

20% - sobre valor corrigido

 

- 1% ao mês, sobre valor com multa, a partir do mês seguinte ao vcto

IPI

DECÊNDIO

10º. dia após a dezena de ocorrência dos fatos geradores

 

antecipar se não for dia útil

-Débitos até 12/94 atualizados pela UFIR

-Não há atualização monetária a partir da competência 01/95

0,33% - por dia de atraso, após o vencimento, limitado a 20%

Obs.: Após o limite de 20% no 60º. dia após o vencimento, estabiliza-se a multa, havendo variação somente do juros

- 1% ao mês até o 2º. mês subseqüente ao vcto

- A partir do 2º mês, de acordo com a tabela de acréscimos legais + taxa SELIC

COFINS

Dia 10 do mês subseqüente ao de ocorrência do fato gerador

antecipar se não for dia útil

-Débitos até 12/94 atualizados pela UFIR

-Não há atualização monetária a partir da competência 01/95

0,33% - por dia de atraso, após o vencimento, limitado a 20%

T>Obs.: Após o limite de 20% no 60º. dia após o vencimento, estabiliza-se a multa, havendo variação somente do juros

- 1% ao mês até o 2º. mês subseqüente ao vcto

- A partir do 2º mês, de acordo com a tabela de acréscimos legais + taxa SELIC

PIS

Dia 15 do mês subseqüente ao de ocorrência do fato gerador

 

antecipar se não

for dia útil

-Débitos até 12/94 atualizados pela UFIR

-Não há atualização monetária a partir da competência 01/95

0,33% - por dia de atraso, após o vencimento, limitado a 20%

Obs.: Após o limite de 20% no 60º. dia após o vencimento, estabiliza-se a multa, havendo variação somente do juros

- 1% ao mês até o 2º. mês subseqüente ao vcto

- A partir do 2º. mês, de acordo com a tabela de acréscimos legais + taxa SELIC

Contrib. Social e IRPJ

Último dia útil do mês subseqüente ao fato gerador

-Débitos até 12/94 atualizados pela UFIR

-Não há atualização monetária a partir da competência 01/95

0,33% - por dia de atraso, após o vencimento, limitado a 20%

Obs.: Após o limite de 20% no 60º. dia após o vencimento, estabiliza-se a multa, havendo variação somente do juros

- 1% ao mês até o 2º. mês subseqüente ao vcto

- A partir do 2º. mês, de acordo com a tabela de acréscimos legais + taxa SELIC

"SIMPLES"

Todo dia "10" em dia útil com antecipação

 

0,33% - por dia de atraso, após o vencimento, limitado a 20%

Obs.: Após o limite de 20% no 60º. dia após o vencimento, estabiliza-se a multa, havendo variação somente do juros

- 1% ao mês até o 2º mês subseqüente ao vcto

- A partir do 2º. mês, de acordo com a tabela de acréscimos legais + taxa SELIC


GUARDA DE DOCUMENTOS - PRAZO PRESCRICIONAL

 

A presente tem por finalidade orientar V.Sa. quanto o prazo para guarda de documentos de acordo com as Legislações Trabalhista, Estadual, Municipal e Federal, como segue.

 

 

1-) LEGISLAÇÃO TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA

Para o trabalhador urbano, os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados da data do pagamento, ou dois anos da rescisão contratual, já para os fundiários, devem ser guardados por, no mínimo, 30 (trinta) anos. (Fundamento: art. 7° , XXIX, da Constituição Federal - DF; Lei n° 8.036/90 e art. 55 do Dec. n° 99.684/90).

Existem documentos que, por disposição legal ou por medida cautelar, devem permanecer arquivados por prazos diversos, conforme quadro abaixo:

 

Documento

Período

Fundamentação Legal

Acordo de Compensação

5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Acordo de Prorrogação

5 anos durante o emprego, até 2 anos após rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Atestado Médico

5 anos durante o emprego, até 2 anos após rescisão

* vide gps

CF, art. 7º, XXIX

Autorização para desconto não previsto em lei

5 anos durante o emprego, até 2 anos após rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Aviso Prévio

2 anos

CF, art. 7º, XXIX

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

3 anos a contar da data da postagem

Port. Mtb 194/95, art. 1º § 2º

Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

10 anos

Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10º.

Declaração de Instalação (NR-2 – Portaria 3.214/78)

Indeterminado

Não há

Documentos referentes a levantamento do débito pela fiscalização previdenciária através de NFLD

10 anos

Lei 8.212/91, art. 46

Documentos sobre imposto de renda fonte

7 anos

Art. 174 do CTN

Exames Médicos

Indeterminado

Não há

FGTS – Relação dos depósitos ou recibos – Gfip, RE, GRE

30 anos

Decreto nº 99.684/90

Ficha de Análise de Acidentes

Indeterminado

Não há

Folha de votação de eleição da CIPA

5 anos

Portaria nº 3.214/78

GRCS –Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical

5 anos

CTN Lei 5.172/66, art. 174

gps e toda documentação previdenciária

Quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário Família, Atestados médicos, guia de recolhimento

10 ano

 

Livro de Atas da CIPA

Indeterminado

Não há

Livro de Inspeção do Trabalho

Indeterminado

Não há

Mapa Anual de Acidente de Trabalho

5 anos

Portaria nº 3.214/78, NR4

Pedido de Demissão

2 anos

CF, art. 7º, XXIX

RAIS

10 anos

Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10º

Recibo de abono de férias

5 anos, durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Recibo de adiantamento salarial

5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa – CD (Seguro Desemprego)

5 anos

Resolução CODEFAT nº 71/94

Recibo de Gozo de Férias

5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Recibo de Pagamento de Salário

5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Registro de Empregados

Indeterminado

Não há

Registro de segurança de caldeiraria

Indeterminado

Não há

Salário Educação – Documentos de convênios

10 anos

Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º § 3º

Solicitação de abono de férias

5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art 7º, XXIX

Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho

2 anos

* vide gps

CF, art. 7º, XXIX

Vale Transporte

5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

 

Esclarecemos que contra empregados menores de 18 anos de idade não corre prazo prescricional (CLT, art. 440), assim a partir da data em que completarem 18 anos todos os documentos a eles referentes devem ser guardados pelos prazos acima descritos.

Os exames médicos admissional, periódico e demissional, compreendendo investigação clínica, devem ser guardados até que sejam renovados, o que deve ocorrer com a seguinte periodicidade:

 

I - Investigação clínica:

a) de seis em seis meses para os que trabalham nas atividades e operações insalubres constantes da NR 15

b) anualmente, nas demais atividades

II - Investigação radiológica - telerradiografia de tórax:

 

a) exame admissional e/ou periódico; e

b) anualmente, sempre que o candidato a emprego ou empregado tenha trabalhado exposto a determinados agentes insalubres, constantes da NR 15, capazes de causar lesão pulmonar detectável por meio de telerradiografia

LEGISLAÇÃO ESTADUAL - (artigo 193 - RICMS)

 

Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

 

3-) LEGISLAÇÃO MUNICIPAL

  • Os livros fiscais e comerciais são de exibição obrigatória ao Fisco, devendo ser conservados durante o prazo de 5 anos, contados do encerramento. (art. 103 - Decreto Lei 26.120 de 07/06/88).

  • Os comprovantes de lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários, contados conforme disposto no item 4. (Lei 5172 arts. 173 e 195 - CTN).

 

4-) LEGISLAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA

 

 (Lei 5.172, de 25/10/66 - Código Tributário nacional - artigos 173 e 195 - DOU de 27/10/66 c/ Retif. em 31/10/66):

Para efeitos da legislação tributária, os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal, arquivos, documentos, papéis e comprovantes que deram origem aos lançamentos contábeis, devem ser guardados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.

 

No caso do Imposto de Renda, o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 anos, contados das seguinte forma:

a) do 1º. dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado; ou

b) da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Fonte : SIMPI

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